Ai sensi dell'art. 26 del D.P.R. 29 settembre 1973, n. 602, "Il concessionario deve conservare per cinque anni la matrice o la copia della cartella con la relazione dell'avvenuta notificazione o l'avviso del ricevimento ed ha l'obbligo di farne esibizione su richiesta del contribuente o dell'amministrazione".
Ma attenzione, come statuito dalla Suprema Corte di Cassazione con sentenza n. 1302 del 19.1.2018, tale onere di conservazione è da intendersi esteso anche oltre i 5 anni ("Grava sul concessionario della riscossione l'onere di provare la regolare notificazione della cartella di pagamento posta a base dell'iscrizione contestata. Tale onere deve essere assolto mediante produzione in giudizio della relata di notificazione, ovvero dell'avviso di ricevimento della raccomandata postale, essendo esclusa la possibilità di ricorrere a documenti equipollenti, quali, ad esempio, registri o archivi informatici dell'Amministrazione finanziaria o attestazioni dell'ufficio postale. In assenza di tali produzioni, l'onere probatorio posto a carico del concessionario non risulta assolto. Né quest'ultimo può fondatamente avvalersi del disposto di cui all'art. 26 del d.P.R. n. 602 del 1973, secondo cui il concessionario deve conservare per cinque anni la matrice o la copia della cartella con la relazione dell'avvenuta notificazione o l'avviso di ricevimento, ed ha l'obbligo di farne esibizione su richiesta del contribuente o dell'Amministrazione finanziaria: tale norma, infatti, non enuclea un'ipotesi di esenzione, oltre il quinquennio, dall'onere della prova a vantaggio del concessionario, limitandosi a stabilire che quest'ultimo conservi la prova documentale della cartella notificata a soli fini di esibizione al contribuente o all'Amministrazione. Ciò non toglie che, per le esigenze connaturate al contenzioso giurisdizionale, trovino pieno e continuativo vigore - se necessario, anche oltre i cinque anni - le disposizioni generali sul riparto e sul soddisfacimento dell'onere probatorio. Ne consegue che il concessionario è comunque tenuto, indipendentemente dal suddetto obbligo di conservazione nel quinquennio, a fornire in giudizio la prova della notificazione della cartella: una cosa essendo l'obbligo di conservazione a fini amministrativi, organizzativi ed ispettivi, e tutt'altra l'osservanza dell'onere probatorio, non derogato dalla norma speciale (Cass. n. 6887/2016)".
Alberto Foggia